AUTENTICA DI FIRMA

E’ l’attestazione effettuata da un pubblico ufficiale che la firma posta in calce ad un documento è stata apposta in sua presenza da quella persona.

Con l’entrata in vigore del d.P.R. n. 445/2000 non è più prevista l’autentica di firma su documenti rivolti agli Enti Pubblici.

A chi è rivolto

A tutti coloro che necessitano di autenticare la propria firma su un’istanza o su una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.

Descrizione

L’autentica delle firme, o più precisamente delle sottoscrizioni, come indicato nell’art. 21 del d.P.R. 445/2000, non appartiene propriamente ai Servizi Demografici, bensì all’impiegato incaricato dal Sindaco appartenente ad un ufficio comunale.

“Sottoscrizione” significa, in senso letterale, “scrivere sotto”. E’ quindi impossibile autenticare una sottoscrizione in bianco, dato che nel significato letterale del termine occorre che vi sia un qualcosa da sotto-scrivere, nonché per la necessità di verificare che l’autentica ricada nelle competenze degli uffici comunali.

La firma deve essere apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore (previa esibizione di un documento di identità valido), attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, indicando il modo con cui l’identità è stata accertata ed indicare il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio.

Non occorre l’autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi, anche in via telematica. L’articolo 38 del d.P.R. n. 445/2000 consente a tutti i dipendenti addetti al ricevimento di una pratica di autenticare la sottoscrizione, se non viene allegato il documento, limitatamente alla stessa pratica. Con la sentenza n. 19966 del 30 agosto 2013, la sez. III della Corte di Cassazione ha definito i limiti della competenza del funzionario, dato che “il potere di autenticazione del dipendente addetto dell’ufficio comunale non è generalizzato, ma è di volta in volta individuato dal legislatore”. La sentenza stabilisce che l’atto la cui sottoscrizione è stata autenticata da un funzionario non competente è nullo, per cui, di conseguenza, sono nulli tutti gli atti successivi basati su di esso.

Limiti all’attività di legalizzazione

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Presso l’Ufficio Servizi Demografici del Comune di Portoferraio si possono autenticare le sottoscrizioni:

Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche.
Relative a quietanze liberatorie.
Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale.
Su determinati atti relativi le adozioni.
Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito.
Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).
Le istanze (richieste) e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati.

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguarda “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato” (d.P.R. 445/2000 art. 47), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone.

Con l’autentica di sottoscrizione, si legalizza la sola firma, ma non si entra nel merito della veridicità del contenuto.

L’incaricato del Sindaco può legalizzare atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità.

NON si possono invece autenticare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, dichiarazioni di volontà. Non si possono quindi legalizzare procure, deleghe, diffide ad adempiere, testamenti, sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati), rinunce ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

La delega non può essere autenticata, dato atto che anch’essa è una manifestazione di volontà, non dissimile, come categoria giuridica, da un testamento o un atto di donazione, competenza dei notai.

Modalità di richiesta

E’ necessario rivolgersi all’Ufficio Anagrafe del Comune.

Può essere richiesta solo se il documento è una istanza, una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, o una delega al ritiro di emolumenti economici della Pubblica amministrazione (pensioni).

Nei casi di soggetti impossibilitati a firmare per motivi diversi occorre contattare direttamente il Servizio Anagrafe per ottenere informazioni volte a risolvere i casi specifici. Tali procedure, relative a persone che non possono sottoscrivere la dichiarazione, non sono consentite in materia di dichiarazioni fiscali.

L’ autentica è soggetta all’imposta di bollo (Euro 16,00), a meno che non sia prevista l’esenzione da una norma di legge, che deve essere espressamente dichiarata dall’interessato/a all’atto della sottoscrizione.

Casi particolari

Se il dichiarante non sa o non può firmare si applicano le regole generali dell’art. 4 D.P.R. 445/2000, l’incaricato del Sindaco accerterà la volontà del dichiarante, resa liberamente senza costrizioni, verificherà, per quanto possibile, che sia in grado di intendere e volere e darà atto della volontà del sottoscrittore e dell’impossibilità materiale a sottoscrivere.

Se il documento è in lingua straniera

I funzionari italiani possono operare solo su documenti redatti nella nostra lingua, per cui un documento straniero dovrà essere accompagnato da una traduzione opportunamente legalizzata